Vu den haut un rendez vous tres particulier |
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Vu d'en haut un rendez-vous tres particulier |
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Daniel Meurois Givaudan |
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Comment faut-il faire pour être une bonne secrétaire de direction ? Ou bien faire ton boulot correctement, être consciencieuse, avoir une bonne conscience professionnelle. Rigoureuse, autonome, indépendante, disponible, discrète.
La secrétaire de direction est tout d'abord l'assistante du responsable des ressources humaines.
Elle s'occupe de tout ce qui concerne la législation du travail les relations avec les partenaires sociaux et la préparation des réunions du Comité d'entreprise.
Pour être secrétaire il faut être disponible, discrète et avoir la passion de son travail.
Description du Métier : Ouvrir le courrier du directeur, le hiérarchiser et le mettre sur son bureau. Faire le planning des réunions du directeur au cours d'une semaine.
Taper le courrier sur ordinateur, l'envoyer ou le faxer. Faire les comptes-rendus des réunions et établir les notes de service.
Exercice du métier : Travail à l'intérieur. Travail varié. Travail de bureau.
Capacités et Qualités requises : Autonomie. Sens de l'initiative. Disponibilté et flexibilté. Communication. Diplomatie et Sens du contact. Ordre méthode organisation.
Draine un ensemble large d?informations devant permettre à la direction un suivi régulier de l?ensemble de l?organisme.
Effectue les opérations de base du secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.
Définition
- Emploi d?assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité du directeur auquel est rattachée la secrétaire de direction. Assure entre la direction générale et les différents services la diffusion de directives et la collation des informations nécessaires au suivi des activités des services.
- Peut encadrer un personnel de secrétariat.
Autonomie et responsabilité
- Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d?instructions ponctuelles données par le directeur.
- Assure la permanence du service de direction en l?absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d?alléger au maximum le travail de ceux-ci.
- A accès aux informations parfois confidentielles.
- Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance.
Activités
Activités constitutives
- Assure la circulation de l?information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu?avec les élus.
. diffuse des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d?instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
. classe et archive les documents de la direction
- Prend en charge l?organisation matérielle des diverses relations qu?entretient la direction avec les services internes et organismes externes :
. assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail
. prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants?.
. Réalise et / ou centralise les comptes-rendus
- Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, organisation des déplacements, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie?..
Activités spécifiques
- Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l?organisme : rassemble des états récapitulatifs émanant des différents services, les met en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d?activité annuel? )
- Effectue l?interface avec la cellule gestion et administration
Compétences requises
Connaissances
- Connaissance du Parc, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires techniques
- Techniques de secrétariat.
Savoir-faire techniques et relationnels
- Maîtrise des outils bureautique : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
- Capacité relationnelle dans l?usage des outils de communication : téléphone et internet
- Qualité rédactionnelle
Qualités et aptitudes
- Qualités relationnelles : sens de l?écoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Respect des procédures et des normes
- Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
- Confidentialité, discrétion
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